Häufig gestellte Fragen

Die nooa Plattform

Welche Funktionalitäten hat die nooa Plattform?

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Die nooa Plattform ist eine intuitive, leicht zu bedienende Komplettlösung für Kommunikation, Kooperation und Organisation. Sie hilft Ihnen, Informationen und Aufgaben mit Ihrem Team und Ihrem Netzwerk zu teilen und optimal abgestimmt zu bleiben.
Sie besteht aus Pinnwänden zur Gruppenkommunikation, Direktnachrichten zur privaten Kommunikation und der Zettelwirtschaft zur Aufgabenverwaltung. Ergänzt wird sie mit einem Admin Cockpit, in dem Administratoren schnell, sicher und übersichtlich alle Nutzer und Einstellungen verwalten können.

Was ist eine Pinnwand?

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Eine Pinnwand ist ein Ort, an dem mehrere Nutzer miteinander kommunizieren können. Dies kann z.B. zielgerichtet für ein besonderes Thema, ein Team oder einen Netzwerkpartner sein.

So haben einige unserer Nutzer Pinnwände für die Verwaltung, ganze Touren, digitale Übergabebücher, Hauswirtschaft oder Essen auf Rädern und fügen zu jeder dieser Pinnwände die entsprechenden Mitglieder hinzu. Wieder andere andere laden Arztpraxen oder Apotheken ein. Eine gute Idee ist es immer, eine Gruppe zum allgemeinen Austausch im gesamten Unternehmen zu haben, um schneller Neuigkeiten zu teilen.

Die Funktionalität einer Pinnwand ist ideal auf diese Gruppenkommunikation ausgelegt. Beiträge von anderen Mitgliedern können z.B. kommentiert oder mit einer “Gefällt mir”-Angabe versehen werden. Gleichzeitig können Mitglieder einer Pinnwand sehen, was der Zweck dieser Pinnwand ist und wer sonst noch Mitglied ist. Durch die Vergabe eines Namens und eines Titelbildes kann jede Pinnwand personalisiert werden.

Was ist eine Direktnachricht?

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Eine Direktnachricht ist eine private Nachricht zwischen Ihnen und dem Empfänger. Niemand sonst außer Ihnen beiden kann diese Nachricht sehen.

Unsere Nutzer schreiben sich Direktnachrichten, um sich beispielsweise untereinander abzusprechen, Schichten und Arbeitszeiten zu koordinieren, sensible Themen mit der Verwaltung zu regeln oder mit Angehörigen zu kommunizieren.

Was ist ein Post-It?

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Ein Post-It ist eine Notiz oder eine Aufgabe, die Sie in der sogenannten “Zettelwirtschaft” notieren können. Somit entlasten Sie Ihren mentalen Speicher und behalten Sie immer im Blick, was es für Sie zu tun gibt.

Sie können für ein Post-It z.B. ein Fälligkeitsdatum setzen und es als “To do”-Liste verwenden. Setzen Sie kein Fälligkeitsdatum, können Sie das Post-It eher als Notiz verwenden und z.B. Telefonnummern oder Adressen schnell und sicher zwischenspeichern oder einfach gedankliche Notizen an sich selbst festhalten.

Sie können Post-Its auch anderen Nutzern zuweisen und so zum Beispiel Aufgaben im Team verteilen.

Was ist die Zettelwirtschaft?

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Die Zettelwirtschaft ist der Ort, an dem all Ihre Post-Its übersichtlich geordnet sind, damit Sie stets den Überblick behalten.

Außerdem sehen Sie hier auch, wer Ihnen ein neues Post-It zugewiesen hat und bis wann es erledigt werden muss.

Passt die nooa Plattform auch zu meinem Unternehmen?

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Die nooa Plattform passt zu jedem Unternehmen, in dem tagtäglich viele Informationen ausgetauscht werden müssen, unabhängig von der Größe oder der Organisationsstruktur.

Einige unserer Nutzer nutzen die nooa Plattform vor allem für interne Kommunikation und Organisation. Andere hingegen nutzten vorher bereits andere Lösungen für die interne Kommunikation, haben aber auf die nooa Plattform umgestellt und zusätzlich weitere externe Netzwerkpartner angebunden, wie z.B. Apotheken und Arztpraxen oder auch pflegende Angehörige.

Die nooa Plattform ist darüber hinaus gleichermaßen für selbstverwaltende Teams, ähnlich wie Buurtzorg, wie auch für konventionelle Strukturen geeignet, in denen die Organisation von der Verwaltung und Unternehmensleitung ausgeht.

Kann ich externe Organisationen anbinden?

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Mitarbeiter von externen Organisationen können auf die gleiche Art wie auch interne Nutzer zur Plattform hinzugefügt werden. Administratoren können festlegen, ob Nutzer zu einer Pinnwand hinzugefügt werden oder nicht.

Unsere bisherigen Kunden haben beispielsweise eine eigene Pinnwand für jede externe Organisation angelegt und dort alle Nutzer dieser externen Organisation als Mitglieder hinzugefügt. So können sie sicher und effizient mit ihnen kooperieren, z.B. in puncto Verordnungsmanagement mit Arztpraxen, Medikamentenbestellungen mit Apotheken oder für die Zusammenarbeit mit der Nachbarschaftshilfe.

Andere wiederum haben sich entschieden, nur über Direktnachrichten mit externen Organisationen zu kommunizieren, z.B. für Wundexperten oder einzelne Therapeuten.

Kann ich meine Kunden anbinden?

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Auch Ihre Kunden oder deren pflegende Angehörigen können Sie zur Plattform hinzufügen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn viel Kontakt zwischen den Pflegekräften und den Angehörigen besteht.
Hierfür werden bisher vorwiegend Direktnachrichten genutzt.

Kann ich tatsächlich bessere Arbeitsbedingungen schaffen? Wie soll das funktionieren?

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Ein Problem ist meistens, dass man sich häufig gar nicht bewusst ist, wie viele verschiedene Kommunikationskanäle man tatsächlich nutzt und wieviel Zeit dies kostet. Wenn man sich dies einmal vor Augen führt, wird auch verständlich, wieso viele Mitarbeiter überlastet sind.

Einige unserer Nutzer haben uns berichtet, dass sie mit der nooa Plattform zum ersten Mal festgestellt haben, wie viel Aufwand und Zeit sie vorher mit der Kommunikation und Organisation hatten. Die nooa Plattform kann natürlich den Informationsaustausch nicht verhindern - das wollen wir ja auch gar nicht. Vielmehr werden alle Informationen zentralisiert und können den richtigen Adressaten zur richtigen Zeit transparent zur Verfügung gestellt werden. Dies entlastet alle im Team und sorgt für bessere Arbeitsbedingungen.

Durch die transparente Kommunikation werden Fehler verringert und die Qualität der Arbeit steigt. Durch die Reduktion von Rückfragen oder beispielsweise der “Nicht-Erreichbarkeit”, die es häufig bei telefonischer Kommunikation gibt, kann zusätzlich viel Zeit eingespart werden.

Übrigens: Die Zettelwirtschaft ist eines der Elemente der nooa Plattform, das bei unsere Nutzern für viel Begeisterung sorgt. Die Entlastung des “mentalen Speichers” durch das Aufschreiben von Kleinigkeiten, die man im Laufe des Tages immer wieder im Kopf hat, führt dazu, dass man sich auf die wichtigen Sachen konzentrieren kann - und mit freiem Kopf in den Feierabend gehen kann.

Wie kann ich mit der nooa Plattform Nachwuchskräfte unterstützen?

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Gemeinsame Pinnwände können beispielsweise als Ort für Wissensmanagement im Sinne von Anleitungen oder als Glossar genutzt werden. Darüber hinaus können Auszubildende für Zeiten, in denen sie in der Schule sind, über das Geschehen im Pflegedienst informiert blieben. Auch Gruppen, in denen sich die Nachwuchskräfte untereinander austauschen können, um z.B. Tipps und Tricks zu teilen, sind beliebt.

Durch die Vertraulichkeit von Direktnachrichten können des Weiteren sensible Themen besser besprochen werden oder die Abstimmung mit Mentoren verbessert werden.

Die nooa Plattform ist so entwickelt, dass die Bedienung an Lösungen erinnert, welche die Nutzer aus ihrem Privatleben kennen. Dies erhöht die Akzeptanz und sorgt für ein Gefühl der Vertrautheit. Gleichzeitig wird das Zusammengehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter gesteigert.

Wie können Fahrtwege reduziert werden?

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Fahrtwege können durch die verbesserte Abstimmung untereinander reduziert werden. So kann man sich beispielsweise Absprechen, wer gerade in der Nähe ist, um eine Aufgabe, einen Einsatz oder eine Kundenanfrage zu erledigen. Somit werden unnötige Fahrten vermieden.

Gleichzeitig setzen einige unserer Kunden eine Pinnwand als digitales Übergabebuch oder als Tourenpinnwand ein, damit sie nicht vor oder nach Dienstbeginn in die Station fahren müssen.

Wie kann ich die Schnittstellenkommunikation verbessern?

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Durch die Anbindung von externen Nutzer wie Ärzten, Apotheken oder Nachbarschaftsorganisationen wird der Austausch von Informationen schneller und transparenter. Weniger Informationen gehen verloren und es werden weniger Fehler gemacht.

Gleichzeitig ist die Kommunikation über die nooa Plattform DSGVO-konform und die Mitarbeiter müssen nicht, wie in der Praxis häufig beobachtet, auf weniger sichere bis unsichere Kommunikationsmittel umschwenken.

Ich machen mir Sorgen, ein weiteres Tool ins Haus zu holen. Wie vermeiden wir, dass wir zu viele verschiedene Lösungen haben?

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Ihre Sorge können wir gut verstehen.

Unsere bisherigen Nutzer haben uns die Rückmeldung gegeben, dass sie mit der Nutzung der nooa Plattform insgesamt sogar weniger verschiedene Lösungen einsetzen als vorher. So konnten zum Beispiel analoge Kommunikationsmittel, Messenger-Dienste, SMS und vor allem die Zettelwirtschaft ersetzt werden.

Gerade hinsichtlich des Datenschutzes ist dies ein großer Vorteil, denn durch das Admin Cockpit können Administratoren leicht und transparent alle Einstellungen sehen und anpassen und die Nutzer so schnell und effektiv verwalten.

Wie kann ich die nooa Plattform schnell zum Einsatz bringen?

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Wir wissen es: Aller Anfang ist schwer. Gleichzeitig ist uns auch bewusst, dass eine Lösung umso besser funktioniert, je mehr Mitarbeiter sie täglich nutzen. Mehr hilft mehr.

Daher haben wir die Lösung so gestaltet, dass neue Nutzer schnell aufgesetzt werden können und ohne Einarbeitungszeit direkt mit der Nutzung beginnen können. Die nooa Plattform ist so entwickelt, dass die Bedienung an Lösungen erinnert, welche die Nutzer aus ihrem Privatleben kennen. Dies erhöht die Akzeptanz und sorgt für ein Gefühl der Vertrautheit. Gleichzeitig wird das Zusammengehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter gesteigert.

Wie fügt sich die Plattform in die Telematikinfrastruktur ein?

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Grundsätzlich begrüßen wir jeden Fortschritt in Richtung Verbesserung der Arbeitsbedingungen durch Digitalisierung ausdrücklich und wollen uns nach Möglichkeit immer darin einbinden, sofern es für unsere Nutzer sinnvoll ist. Allerdings ist die aktuelle Kommunikation zur Telematikinfrastruktur noch nicht ausreichend belastbar, als das wir damit konkrete Zukunftspläne schmieden können.

Wir haben uns bei nooa dazu entschieden, an der Basis anzufangen und bereits heute mit eine praktikablen Lösung für bessere Arbeitsbedingungen zu sorgen. Gleichzeitig geht die nooa Plattform schon heute über das hinaus, was in der Telematikinfrastruktur bisher angedacht ist. Auch in der Zukunft werden wir mehr und mehr Funktionalitäten bieten, die an die Bedürfnisse unserer Kunden angepasst sind.

Nutzung

Auf welchen Geräten kann ich die nooa Plattform nutzen?

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Sie können die nooa Plattform über Ihren Computer oder Ihr Mobiltelefon benutzen - egal ob iPhone oder Android.

Muss ich etwas installieren?

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Für den Zugang zur nooa Plattform über Ihren Computer wird keine Installation benötigt. Sie können über Ihren Browser, wie z.B. Microsoft Edge, Google Chrome oder Mozilla Firefox, direkt auf die Plattform zugreifen.

Wenn Sie über ein Mobiltelefon auf die nooa App zugreifen möchten, können Sie die nooa App im Play Store für Android-Smartphones und im App Store für iPhones herunterladen und installieren.

Welche Voraussetzung benötigt mein Computer?

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Für die Benutzung der nooa Plattform benötigen Sie lediglich eine Verbindung zum Internet und einen Browser.

Auf wie vielen Geräten kann ich die nooa Plattform nutzen?

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Sie können die nooa Plattform auf so vielen Geräten benutzen, wie Sie möchten - ganz ohne zusätzliche Kosten. Ihre Zugangsdaten für ihr persönliches Nutzerkonto sind auf jedem Gerät die selben.

Kann ich die nooa Plattform über mein geschäftliches Mobiltelefon benutzen?

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Ja. Die nooa Plattform kann über das geschäftliche Mobiltelefon genutzt werden. Hierfür hat nooa eine App zur Verfügung gestellt, die optimal auf die Bedürfnisse unserer mobilen Nutzer angepasst ist.
Diese können Sie wie gewohnt über den Play Store für Android-Smartphones und den App Store für iPhones herunterladen und installieren.

Kann ich die nooa Plattform über mein privates Mobiltelefon benutzen?

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Grundsätzlich kann die nooa Plattform auf jedem Mobiltelefon genutzt werden. Ob dies allerdings erlaubt ist, hängt von den IT-Richtlinien Ihres Unternehmens ab. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihren Vorgesetzten, den IT-Beauftragen oder den Datenschutzbeauftragten.

Wie melde ich mich an?

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Sie melden sich mit Ihrer nooa ID und Ihrem Passwort an. Die nooa ID wird beim Anlegen Ihres Nutzerkontos einmalig für Sie automatisch generiert und dient der Sicherheit Ihres Nutzerkontos. Das Passwort haben Sie beim Anlegen Ihres Nutzerkontos selbst vergeben. Sie können es jederzeit über die Browser-Version der nooa Plattform ändern.

Sollten Sie es einmal vergessen haben, können Sie es außerdem zurücksetzen und neu vergeben.

Wo sehe ich, wer in meinem Unternehmen noch die nooa Plattform benutzt?

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Als Nutzer können Sie über Ihre Kontakte alle andere Nutzer Ihrer Organisation mit deren Profilbild, Kurzbeschreibung und weiteren Informationen schnell und übersichtlich sehen.

Als Administrator sehen Sie die Nutzer zusätzlich in Ihrem Admin Cockpit und können sie von dort verwalten und z.B. zu Pinnwänden hinzufügen, Informationen ändern oder blockieren.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine Nachricht oder mein Beitrag auf einer Pinnwand gelesen wurde?

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Direktnachrichten und Beiträge auf Pinnwänden haben eine sogenannte “Lesebestätigung”. Damit können Sie jederzeit nachvollziehen, wann die Nachricht oder der Beitrag von dem Empfänger gelesen wurde. Aus Datenschutzgründen sieht bei Beiträgen auf Pinnwänden allerdings nur der Ersteller des Beitrags, wer diesen bereits gelesen hat.

Wie kann ich sicherstellen, dass nur diejenigen Nutzer die Information sehen, die sie auch sehen sollen?

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Direktnachrichten sind von Natur aus nur für private Nachrichten zwischen zwei Nutzern vorgesehen und können von keiner dritten Partei eingesehen werden.

Für Gruppennachrichten, also auf Pinnwänden, gilt, dass nur Administratoren diese Pinnwände erstellen und Mitglieder individuell zuordnen können. Somit liegt es in der Kontrolle der Administratoren, wer Zugang zu welchen Informationen erhält.

Wie stelle ich sicher, dass ich nicht mit Informationen überhäuft werde?

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Dies ist eine sehr gute Frage.

Nach der Erfahrung unserer bisherigen Nutzern ist die Belastung durch zu viele Informationen im Vergleich zu vorher zurückgegangen. Wo vorher Informationen per Telefon, Fax, Papier, Whatsapp bzw. Messenger, SMS, in Teammeetings oder im Vorbeilaufen geteilt wurden, können diese nun zielgerichtet zugeteilt und zentral verwaltet werden.

Dafür ist es allerdings wichtig, dass die richtigen Mitglieder den für sie relevanten Pinnwänden zugeordnet werden und die nooa Plattform von allen Mitarbeiten im Unternehmen täglich genutzt wird.

Wie bekomme ich mit, wenn mir jemand eine Nachricht schreibt, einen neuen Beitrag auf eine meiner Pinnwände teilt oder ich eine Aufgabe zugewiesen bekomme?

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Jedes Mal, wenn eine an Sie gerichtete Aktion ausgeführt wird, bekommen Sie eine Benachrichtigung über die “Glocke” in der nooa Plattform.

Wenn Sie über Ihren Browser eingeloggt sind, sehen Sie zusätzlich im Tab Ihres Browsers eine Zahl mit der Anzahl neuer Benachrichtigungen. Sollten Sie über ein Mobilgerät eingeloggt sein, erhalten Sie eine sogenannte “Push-Benachrichtigung”.

Diese Benachrichtigungen können Sie in Ihren Einstellungen verwalten.

Datenschutz

Ist die nooa Plattform DGSVO-konform?

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Die nooa Plattform ist DSGVO-konform und wurde unter strengen Datenschutz- und -sicherheitsvorkehrungen entwickelt. Sie folgt den Grundsätzen der Datenminimierung und Datensparsamkeit und erhebt Daten nur im Auftrag Ihres Unternehmens. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Vertragsbestandteil, wenn ein Vertrag zwischen Ihnen und uns zustande kommt.

Für weitere Fragen zum Thema Datenschutz und Datensicherheit kontaktieren Sie gerne unsere internen Datenschutzexperten über privacy@nooa.app.

Brauchen wir eine zusätzliche Einwilligung unserer Kunden, dass nooa Daten verarbeiten darf?

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Nein, diese benötigen Sie aus folgendem Grund nicht: wir, nooa, sind für Sie als weisungsgebundener Auftragsverarbeiter tätig. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Vertragsbestandteil, wenn ein Vertrag zwischen Ihnen und uns zustande kommt. Durch die Auftragsverarbeitung sind wir besonders eng an Ihr Unternehmen gebunden. Diese enge Bindung bewirkt, dass die Datenweitergabe zulässig ist, ohne dass es einer gesonderten Ausnahme und Rechtsgrundlage bedarf (vgl. § 6 und § 9 DSGVO).
Es ist allein entscheidend, ob Sie selbst die Gesundheitsdaten Ihrer Kunden verarbeiten dürfen. Ist das der Fall, dürfen Sie sich zur Erfüllung dieser Aufgabe auch eines externen Dienstleisters bedienen.

Für weitere Fragen zum Thema Datenschutz und Datensicherheit kontaktieren Sie gerne unsere internen Datenschutzexperten über privacy@nooa.app.

Brauchen wir einen zusätzlichen Vertrag zu Geheimhaltung von Berufsgeheimnissen nach § 203 StGB?

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Nein. Regelungen zur Verpflichtung zur Geheimhaltung von Berufsgeheimnissen nach § 203 StGB haben wir in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag getroffen. Dieser ist Vertragsbestandteil, wenn ein Vertrag zwischen Ihnen und uns zustande kommt.

Für weitere Fragen zum Thema Datenschutz und Datensicherheit kontaktieren Sie gerne unsere internen Datenschutzexperten über privacy@nooa.app.

Was passiert, wenn ich mein Mobiltelefon verliere?

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Jeder Administrator kann mit nur einem Mausklick einen Nutzer blockieren. Sollte also ein Nutzer sein Mobilgerät verlieren, kann dessen Nutzerkonto von einem Admin auf diese Weise gesperrt werden. Die Zugangsdaten dieses Nutzerkontos verlieren dann ihre Gültigkeit. In einem nächsten Schritt kann ein neues Nutzerkonto für diesen Nutzer aufgesetzt werden.

Gleiches gilt auch für Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen und deren Zugang zur nooa Plattform gesperrt werden muss.

Was passiert, wenn ich mein Mobiltelefon aus Versehen irgendwo liegen lasse?

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Die nooa Plattform wurde so konzipiert, dass Datenschutz an erster Stelle steht. Daher wird jeder Nutzer nach einer gewissen Zeit automatisch aus seinem Nutzerkonto ausgeloggt und kann sich nur mit seiner nooa ID und seinem Passwort wieder einloggen.

Darüber hinaus kann sich jeder Nutzer auch selbstständig ausloggen, wenn er seinen Dienst beendet hat.

Gibt es eine Möglichkeit, dauerhaft eingeloggt zu bleiben, damit ich nicht jedes Mal meine Zugangsdaten eingeben muss?

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Diese Möglichkeit besteht aus Datenschutzgründen nicht.

Können zwei Nutzer vom selben Gerät auf die nooa Plattform zugreifen?

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Ja. Dies ist eine Funktion, die von unseren Nutzer häufig gewählt wird, z.B. bei geteilten Mobilgeräten oder Computern. Der Administrator kann für jeden Nutzer ein eigenes Nutzerkonto anlegen. Der Nutzer kann sich nun mit seiner eigenen nooa ID und seinem Passwort in seinem Nutzerkonto auf diesem Gerät anmelden und durch die Logout-Funktion später genauso wieder abmelden.
Will nun ein anderer Nutzer das gleiche Gerät benutzen, hat er somit keinerlei Einsicht in das Nutzerkonto des vorherigen Nutzers.

Noch Fragen? Schreiben Sie uns eine E-Mail an hallo@nooa.app