Überstunden im Pflegedienst: So entlastet man Mitarbeitende und vermeidet teuren Rechtsstreit

Warum im Pflegedienst jede Minute zählt

Personal ist der größte Kostenblock im Pflegedienst. Laut ETL ADVISION betrugen die Personalkosten der untersuchten ambulanten Dienste 2024 durchschnittlich rund 71 Prozent des Umsatzes. Wer seine Wirtschaftlichkeit verbessern will, muss wissen, wo Arbeitszeit entsteht (Quelle: ETL ADVISION). 

Wie viel davon ist für die Versorgung notwendig? Wie viel entsteht durch Rückfragen, fehlende Informationen oder umständliche Abläufe?

Eine verlässliche Zeiterfassung macht somit Mehrarbeit sichtbar und schafft die Grundlage, ihre Ursachen gezielt zu beseitigen.

Streit um Überstunden: Nachweise statt Diskussionen

Wer Arbeitszeiten erst Wochen später rekonstruiert, verliert Zeit und schafft Angriffsfläche. Mitarbeitende erinnern sich unterschiedlich, Unterlagen fehlen und Korrekturen sind kaum nachvollziehbar.

Zeitnah erfasste Arbeitszeiten mit kurzen Tagesnotizen schaffen eine gemeinsame Faktenbasis. „Wegen einer Straßensperrung 30 Minuten länger gebraucht“ erklärt eine Abweichung sofort und erspart Rückfragen am Monatsende.

Für Vergütungsansprüche zählt neben der geleisteten Mehrarbeit auch deren Veranlassung durch den Arbeitgeber – beispielsweise durch Anordnung, Duldung oder nachträgliche Billigung. Zeiterfassung und ein klarer Umgang mit Überstunden gehören deshalb zusammen (Quelle: Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 4. Mai 2022 - 5 AZR 359/21 – Überstundenvergütung).

Legen Sie fest, wie zusätzliche Stunden gemeldet, geprüft und ausgeglichen werden. Klären Sie Abweichungen zeitnah, bevor daraus strittige Forderungen werden.

Arbeitszeiterfassung ist Pflicht - Verstöße können teuer werden

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ist klar: Arbeitgeber müssen ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einführen. Beginn, Ende und Dauer müssen dokumentiert werden. Auch wenn Mitarbeitende ihre Zeiten selbst erfassen, bleibt der Arbeitgeber verantwortlich.

Bei bestimmten Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro – etwa bei Überschreitungen der Höchstarbeitszeit, nicht gewährten Ruhepausen oder Verstößen gegen die dort geregelten Aufzeichnungspflichten. Grundlage ist § 22 ArbZG – Bußgeldvorschriften. Bestimmte vorsätzliche Verstöße mit Gesundheitsgefährdung oder beharrlich wiederholte Verstöße können gemäß § 23 ArbZG – Strafvorschriften auch strafrechtliche Folgen haben.

Zeiten zu erfassen ist deshalb nur der erste Schritt. Verantwortliche müssen Auffälligkeiten erkennen und rechtzeitig eingreifen.

Drei Anzeichen, dass Ihre Zeiterfassung zu viel Arbeit macht

Erkennen Sie Ihren Pflegedienst wieder? Dann braucht es einen einfacheren Ablauf - von der Buchung bis zur Lohnabrechnung. 

So geht gute Zeiterfassung: mit einem Klick erledigt

Starten: ein Klick. Pause: ein Klick. Feierabend: ein Klick. Das muss der Anspruch sein.

Keine separate App öffnen, kein weiteres Passwort merken, keine Zeiten abends aus dem Gedächtnis nachtragen. Zeiterfassung gehört dorthin, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten.

Auch Fehler müssen schnell geklärt sein: Ein vergessener Eintrag wird mit einer kurzen Notiz gemeldet und nachvollziehbar korrigiert. Ohne Zettel, zusätzliche Listen oder lange Abstimmung.

Für die Verwaltung gilt derselbe Maßstab: Eine Monatsübersicht öffnen, Abweichungen prüfen, Zeiten freigeben und exportieren. Jede erneute Übertragung derselben Angabe ist vermeidbare Arbeit.

Der entscheidende Fortschritt liegt im gesamten Ablauf: Mitarbeitende erfassen ihre Zeit direkt, die Leitung klärt Auffälligkeiten frühzeitig und die Verwaltung erhält die Daten für die Abrechnung. So wird aus einer monatlichen Aufräumaktion eine kurze tägliche Routine.

Wie wird Zeiterfassung mit nooa gelebt?

Mit nooa erfassen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit dort, wo sie bereits kommunizieren und zusammenarbeiten:

• Zeiten starten, pausieren und stoppen sowie Abweichungen mit Tagesnotizen erklären.

• Individuelle Arbeitszeitmodelle hinterlegen, damit die jeweiligen Sollzeiten berücksichtigt werden.
  
  
• Monatsübersichten zentral prüfen, korrigieren und freigeben, statt einzelne Listen zusammenzuführen.
  
  
• Daten exportieren, um die Lohnabrechnung vorzubereiten und Arbeitszeiten auszuwerten.

Damit hat man keine Diskussionen mehr zu Überstunden, der Monatsabschluss ist in Rekordzeit erledigt, und man hat volle Kontrolle über seinen größten Kostenblock.

Das Ergebnis: weniger Aufwand, weniger Rückfragen und ein Pflegedienst, der reibungslos läuft.

Entdecken Sie die nooa App: hier kostenlos registrieren oder Demo-Video anschauen. Natürlich erreichen Sie uns auch per E-Mail (hallo@nooa.app) oder telefonisch unter 0621 37909067.