Praxistipps: Teams erfolgreich einsetzen

Mit Teams kann vieles leichter und schneller gemacht werden!

Wie Sie Teams einsetzen

Das Wichtigste vorab: ein Team ist eine Zusammenfassung von einzelnen Nutzern. Somit können Teams wie Nutzer eingesetzt werden.

Als Mitglied auf einer Pinnwand hinzufügen

1. Anstatt einzelne Nutzer als "Mitglieder" auf Pinnwänden zu verwalten, können Sie mit einem Klick ein gesamtes Team hinzufügen. Benutzen Sie das Team auf mehreren Pinnwänden, können Sie bequem an einem Ort die Mitglieder über Teams steuern.
2. Beispiele:
   1. Auf der Pinnwand für die Hauswirtschaft gibt es nur ein Mitglied, das Team "Hauswirtschaft". Mitglieder von diesem Team sind alle HaWi-Kräfte sowie die Verwaltung.
   2. Mitglied auf der Pinnwand "Tour 1" ist das Team "Tour 1". So können Sie bequem Kolleginnen hinzufügen oder entfernen. Das gleiche gilt für "Tour 2", "Spätdienst", "Rufbereitschaft", und alle anderen Teams. 
   3. Sie legen problemlos Personalakten in nooa an. In jeder Personalakte gibt es nur zwei Mitglieder: die Kollegin und das Team "Personal". Geht jemand aus der Personalabteilung in den Urlaub, wird trotzdem nichts verpasst!
   4. Auf der Pflege-Pinnwand haben Sie zwei Teams als Mitglieder: "Pflegekräfte" und "PDL", wobei die SV PDL dazuzählt. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn die PDL z.B. im wohlverdienten Urlaub ist.

Mit "@" erwähnen

1. Wenn Sie ein Team erwähnen, erhalten alle Team-Mitglieder eine Benachrichtigung. Im Vergleich zu einer persönlichen Erwähnung, wissen alle Bescheid, dass das Team erwähnt wurde.
2. Beispiele:
   1. "@Spätdienst - bei Herrn Müller hat die Wunde stark geblutet. Bitte nochmals Verband wechseln!"
   2. "@Verwaltung - die Tochter von #FrankArnold hat gerade angerufen, um den Termin für morgen abzusagen. @PDL - Klient ist zwei Wochen bis zum 19.07. im Krankenhaus."
   3. "@Hauswirtschaft - bitte die Stundenzettel mir oder @Verwaltung bis Ende der Woche zukommen lassen. Danke."
   4. "@Pflege - Dienstpläne im Anhang. Bitte bis Freitag durchgehen und Fragen als Kommentare hinterlassen."
   5. "@Personal - Urlaubsantrag vom 22.03. bis 26.03. Geht das in Ordnung?"
   6. "@Leitung - MDK-Termin steht für den 03.06. fest. @QM sollte bis dann alle Unterlagen inkl. Expertenstandards vorbereitet haben, Aufgabe ist bereits erstellt."
   7. "@Tagespflege - heute kommt #HanneloreSchmidt mit Ihrer Tochter zum ersten Mal vorbei. Jemand soll die beiden bitte um 12 Uhr empfangen."

Aufgabe einem Team zuweisen

1. Nicht immer ist nur eine einzelne Person für eine Aufgabe verantwortlich. Indem Sie Aufgaben einem Team zuweisen, sparen Sie sehr viel hin und her. Durch automatische Benachrichtigungen bleiben alle auf dem Laufenden - sobald die Aufgabe erstellt, kommentiert, bearbeitet oder abgeschlossen wird!
2. Beispiele:
   1. Aufgabe: "Verordnung für Jens Müller bei Dr. Stieber abholen" wird dem Team "Pflege" zugewiesen. Eine Pflegekraft fährt heute sowieso bei der Praxis vorbei, holt die VO ab und hakt die Aufgabe ab. Alle werden automatisch informiert.
   2. Aufgabe: "Hygroton für Frau Schmidt in der Apotheke abholen" wird dem Team "Tour 1" zugewiesen. Die SV PDL muss auch Medis für Herrn Arnold abholen, und nimmt die für Frau Schmidt gleich mit. Aufgabe abgehackt.
   3. Aufgabe: "Stundenzettel von HaWi für Juni einsammeln" wird dem Team "Verwaltung" zugewiesen. Die kaufmännische Angestellte sieht das, kommentiert "übernehme ich" und weist sich selbst die Aufgabe zu.
   4.  Aufgabe: "Personalfragebogen an neue Kollegin schicken und an Steuerberater weiterleiten" wird an das Team "Personal" zugewiesen. Die Leitung sieht die Aufgabe und hatte das bereits gemacht. Sie kommentiert "Bereits gemacht, Fragebogen im Anhang" und markiert die Aufgabe als erledigt.

Klient einem Team zuweisen

1. Wenn nicht nur eine Person für einen Klienten verantwortlich ist, können Sie den Klienten jetzt einem Team zuweisen. Das Team wird jetzt bei neuen Nachrichten, vom Klienten oder einem Angehörigen, automatisch informiert.
2. Beispiele:
   1. Hannelore Schmidt wird dem Team "Frühtour 1" zugewiesen. Die Tochter schreibt eine SMS: "Besuch morgen muss abgesagt werden. Meine Mutter ist bis zum 17.07. im Krankenhaus. Bitte um Bestätigung." Obwohl der Tourenplan noch nicht aktualisiert wurde, weiß die verantwortliche Pflegekraft gleich Bescheid. 
   2. Frank Arnold wird dem Team "PDL" zugewiesen. Der Sohn meldet: "Neue Verordnungen liegen auf dem Tisch." Die PDL erstellt eine Aufgabe für das Team "Spätdienst" und die Pflegekraft bringt ihr die neuen Verordnungen.
   3. Andreas Müller wird dem Team "Tagespflege" zugewiesen. Die Tochter meldet: "Mein Vater kommt diese Woche nicht zur Tagespflege. Erst ab Montag wieder." Das gesamte Team ist automatisch informiert.