7 Kommunikationsregeln im Team

Um ein erfolgreiches Team zu haben, ist Kommunikation der Schlüssel. Effektive Kommunikation ist jedoch ohne passende Regeln schwer zu erreichen. Deshalb stellen wir in diesem Artikel die 7 wichtigsten Kommunikationsregeln im Team vor. Außerdem geben wir Ihnen 2 Methoden an die Hand, mit denen Sie die Kommunikation in Ihrem Team noch zusätzlich verbessern können.

Doch warum sind klare Kommunikationsregeln im Team so wichtig?

Was macht gute Teamarbeit aus?

Die Fähigkeit, effektiv miteinander zu kommunizieren, ist der Grundstein für gute Teamarbeit.

Leider ist effektive Kommunikation oft schwerer als gedacht. Denn wir alle haben unterschiedliche Kommunikationsstile und Vorlieben, was es schwierig machen kann, einander zu verstehen. Wenn man dann noch bedenkt, dass wir heutzutage oft virtuell kommunizieren (über E-Mail, Messenger oder Videokonferenzen), kann es noch schwieriger sein, eine effektive Kommunikation zu erreichen.

Die gute Nachricht ist aber, dass Kommunikation eine Fähigkeit ist, die durch Übung erlernt werden kann. Bevor wir Ihnen jedoch Übungen an die Hand geben können, müssen Sie einen Rahmen für Ihre Team Kommunikation schaffen, Sie müssen Regeln festlegen, die Ihren Teammitgliedern eine Orientierung geben und eine Teamkultur schaffen.

Wenn Sie diese sieben Regeln befolgen, können Sie Ihre Team Kommunikation nachhaltig verbessern:

Unsere Top 7 Kommunikationsregeln im Team

Sie fragen sich schon länger, wie Lösungen für eine bessere Team Kommunikation aussehen? Ganz einfach, Sie achten auf die folgenden 7 Kommunikationsregeln im Team:

1. Besprechen Sie sich regelmäßig
2. Fördern Sie eine offene Kommunikation
3. Legen Sie Wert auf Klarheit und Prägnanz
4. Hören Sie aktiv jedem zu
5. Respektieren Sie die Zeit der anderen
6. Achten Sie darauf, wie Ihre Worte interpretiert werden könnten
7. Wählen Sie die richtigen Kommunikationskanäle

Regel Nr. 1: Besprechen Sie sich regelmäßig

Eine der besten Regeln, um sicherzustellen, dass die Team Kommunikation reibungslos funktioniert, besteht darin, regelmäßige Besprechungen einzuplanen. Das kann eine wöchentliche Teambesprechung sein, ein tägliches Jour fixe oder auch nur ein kurzes Gespräch zu Beginn eines jeden Tages.

Wichtig ist nur, dass Sie sich im Team regelmäßig Zeit nehmen, um sich auszutauschen. Auf diese Weise erfahren Sie als Team, woran jeder arbeitet, und können mögliche Hindernisse frühzeitig erkennen und leichter überwinden.

Regel Nr. 2: Fördern Sie eine offene Kommunikation

Eine offene Kommunikation ist eine der Voraussetzungen für eine gute Teamarbeit und entscheidend dafür, dass Sie die Kommunikation im Team verbessern. Damit offene Kommunikation entstehen kann, müssen Sie ein Umfeld schaffen, in dem sich die Teammitglieder wohl fühlen, wenn sie einander ihre Ideen, Bedenken und ihr Feedback mitteilen.

Eine Möglichkeit, eine offene Kommunikation zu fördern, besteht darin, dafür zu sorgen, dass jeder bei Teambesprechungen zu Wort kommt. Sie können auch spezielle Kanäle in Ihren Kommunikationstools (wie nooa oder Microsoft Teams) für offene Diskussionen und Feedback einrichten.

Regel Nr. 3: Legen Sie Wert auf Klarheit und Prägnanz

Wenn Sie im Team kommunizieren, ist es wichtig, dass sich jeder klar und deutlich ausdrückt. Das hat nämlich zur Folge, dass Ihr Team dann effektiver kommuniziert, da jeder direkt auf den Punkt kommt, ohne um den heißen Brei herumzureden.

Durch diese Regel vermeiden Sie etwaige Missverständnisse und machen Ihrem Team die Kommunikation leichter.

Dies mag wie eine offensichtliche Kommunikationsregel erscheinen, aber es lohnt sich, sie zu wiederholen. Durch diese Regel stellen Sie nämlich auch sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und dass es keine Unklarheiten darüber gibt, was zu tun ist.

Natürlich wird es Zeiten geben, in denen Sie als Team tiefergehende Gespräche führen müssen. Aber im Allgemeinen sollten Sie versuchen, sich speziell in Besprechungen so kurz und prägnant wie möglich zu fassen.

Regel Nr. 4: Hören Sie aktiv jedem zu 

Effektive Kommunikation besteht nicht nur aus Sprechen, sondern auch aus Zuhören.

Wenn sich nämlich alle Teammitglieder bemühen, sich wirklich zuzuhören, wird das gegenseitige Verständnis zunehmen und dies sorgt dafür, dass Entscheidungen im Team besser getroffen werden können. Zusätzlich zeigt es den Teammitgliedern auch, dass die Gruppe ihren jeweiligen Beitrag zu schätzen weiß.

Regel Nr. 5: Respektieren Sie die Zeit der anderen

Wenn Sie im Team kommunizieren, ist es wichtig, dass alle Teammitglieder die Zeit der anderen respektieren. Das bedeutet, dass jeder prompt auf Nachrichten antwortet und andere nicht unnötig warten lässt. Ebenso sollte die Zeit des Empfängers respektiert werden und deshalb sollten nur wirklich relevante Informationen geteilt werden.

Natürlich wird es immer Zeiten geben, in denen eine einzelne Person nicht sofort antworten kann. Aber im Allgemeinen sollte jeder versuchen, Nachrichten innerhalb von ein oder zwei Tagen zu beantworten.

Wenn ein Teammitglied weiß, dass es für längere Zeit nicht antworten kann, sollte es die anderen darüber unterrichten, damit niemand unnötig warten muss.

Wenn nämlich die Zeit von jedem respektiert wird, zeigt dies allen, dass aufgewandte Zeit und Energie in Ihrem Team geschätzt wird und dies trägt wesentlich zum Aufbau einer effektiveren Kommunikationskultur bei.

Regel Nr. 6: Achten Sie darauf, wie Ihre Worte interpretiert werden könnten

Es ist wichtig, darauf zu achten, wie Worte von anderen interpretiert werden können. Dies gilt insbesondere, wenn Ihr Team über digitale Kanäle kommuniziert, da der jeweilige Empfänger weder die Mimik deuten noch die Körpersprache sehen kann.

Legen Sie also die folgende Regel für Ihre Kommunikation fest: Bevor jemand eine E-Mail oder Nachricht abschickt, sollte derjenige oder diejenige einen Schritt zurück machen und darüber nachdenken, wie die geschriebenen Worte interpretiert werden könnten

Regel Nr. 7: Wählen Sie die richtigen Kommunikationskanäle.

Es gibt heute mehr Kommunikationskanäle als je zuvor. Und dies kann sowohl ein Vorteil als auch ein Nachteil sein, wenn es um die Kommunikation im Team geht.

Die gute Nachricht ist, dass es heute mehr Möglichkeiten gibt, Ihre Teammitglieder zu erreichen, als je zuvor.

Die schlechte Nachricht ist aber, dass es heute mehr Möglichkeiten gibt, Ihre Teammitglieder zu erreichen, als je zuvor!

Bei so vielen Möglichkeiten kann es nämlich schwierig sein, zu wissen, welche Kommunikationskanäle Sie wofür nutzen sollten. Wann sollten Sie beispielsweise E-Mails verwenden? Wann Slack? Wann WhatsApp?

Da uns dieses Problem speziell bei nooa eine Herzensangelegenheit ist (schließlich haben wir die erste Kommunikationsplattform für die Pflege entwickelt!), haben wir für Sie ein paar Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, die richtigen Kommunikationskanäle für Ihr Team zu wählen:

• Wenn es dringend ist, verwenden Sie einen Kanal, der alle sofort erreicht. Wenn Sie z.B. in letzter Minute eine Änderung am Projekt des Teams bekannt geben müssen, senden Sie eine Gruppennachricht oder verwenden Sie ein Tool wie Slack.
• Wenn es hingegen nicht dringend ist, verwenden Sie einen Kanal, der später alle erreichen wird. Wenn Sie z.B. einen Artikel im Team teilen möchten, ist eine E-Mail wahrscheinlich in Ordnung, wenn Sie eine gute Kommunikationslösung für Ihre interne Kommunikation haben, noch besser.
• Wenn es sich um sensible Themen handelt, verwenden Sie einen Kanal, der nur die Personen erreicht, die involviert sind. Wenn Sie beispielsweise ein vertrauliches Gespräch mit einem Teammitglied führen müssen, nehmen Sie den Hörer in die Hand oder vereinbaren Sie einen Videoanruf.

Denken Sie bei der Auswahl des passenden Kanals für Ihre Kommunikation immer daran, dass es in diesem Bereich keine Einheitslösung gibt. Der beste Weg, um herauszufinden, welche Kanäle zum Teamerfolg beitragen, ist deshalb zu experimentieren und herauszufinden, was für Ihre Team Kommunikation am besten funktioniert.

Generell hilft es aber eine zentrale Kommunikationslösung zu verwenden. So können Sie ihr gesamtes Team erreichen und Ihre Botschaft so effektiver vermitteln.

2 Methoden, die Ihre Team Kommunikation verbessern

Kommunikationsregeln im Team festzulegen ist wichtig und richtig, sie alleine verbessern die Kommunikation aber nicht sofort. Sie schaffen eher einen Rahmen, in dem Ihr Team effektiver kommunizieren kann. Doch was kann die Kommunikation im Team sofort effektiver werden lassen?

Bei nooa bedienen wir uns gerne dieser 2 Methoden oder Übungen, um die Kommunikation in unserem Team zu verbessern:

1. Blindes Zeichnen

Für diese Übung teilen Sie Ihr Team in Paare auf und weisen einer Person in jedem Paar die Rolle des Sprechers zu und der anderen die Rolle des Zuhörers.

Danach geben Sie dem Sprecher ein Bild mit geometrischen Formen, ohne dass der Zuhörer es sehen kann. Der Zuhörer benötigt einen Bleistift und ein Blatt Papier.

Als Nächstes muss der Sprecher dem Zuhörer, der nicht sprechen darf, das Bild beschreiben. Sobald der Zuhörer seine Zeichnung beendet hat, vergleichen Sie den Versuch mit dem Originalbild.

Diese Übung zeigt, was passiert, wenn Kommunikation scheitert. Sie zeigt vor allem aber, wie wichtig es ist, dass Kommunikation in beide Richtungen funktioniert. Sie zeigt außerdem, dass es im Bereich der Kommunikation nicht nur darum geht, eine Nachricht zu übermitteln und zu interpretieren, sondern auch darum, Strategien zu entwickeln, um die gegenseitige Kommunikation zu verbessern.

Nutzen Sie diese Übung als Ausgangspunkt für die Vorstellung Ihrer neuen Kommunikationsregeln im Team und verbessern Sie so die Kommunikation Ihrer Teams.

2. Drei auf einen Streich

Diese Übung zeigt die Bedeutung nonverbaler Kommunikation auf. Damit Sie sie durchführen können, benötigen Sie mindestens neun Personen, sie ist aber auch mit einer größeren Gruppe möglich.

Für die Vorbereitung der Kommunikation Methode müssen Sie Stühle in Kreisform aufstellen. Danach lassen Sie drei Personen aufstehen, während die anderen sitzen bleiben.

Nach Ablauf von 10 Sekunden müssen sich die drei MitarbeiterInnen, die stehen, hinsetzen und drei andere müssen aufstehen. Der Trick dabei ist, dass niemand sprechen darf!

Lassen Sie danach alle 10 Sekunden drei neue Personen aufstehen. Das Spiel ist dann beendet, wenn zu irgendeinem Zeitpunkt mehr oder weniger als drei Personen stehen.

Sprechen Sie nach dieser Übung darüber, in welchen Alltagssituation nonverbale Kommunikation wichtig ist. Überlegen Sie zudem im Team, wie nonverbale Kommunikation die Beziehungen zwischen den MitarbeiterInnen stärken könnte und so die Team Kommunikation verbessern kann.

7 Kommunikationsregeln und 2 Methoden die Ihr Team effektiver kommunizieren lassen 

Nutzen Sie die vorgestellten Methoden aktiv dazu, um neue Kommunikationsregeln für Ihre Teamkommunikation einzuführen und erweitern Sie je nach Bedarf die 7 Kommunikationsregeln, die wir im Zuge dieses Artikels vorgestellt haben.

Denn eines ist sicher, jedes Unternehmen hat seine eigene Kultur und deshalb braucht auch jedes Unternehmen seine eigenen Kommunikationsregeln. Beginnen Sie mit unseren Regeln und führen diese durch die oben beschriebenen Übungen ein und erweitern dann diese Regeln um eigene Kommunikationsregeln.