Es ist ein verbreitetes Problem, dass angeschaffte Software von Nutzern nicht angenommen oder nicht zum vollen Potential genutzt wird. Eine Studie von 1E zeigt auf, dass Unternehmen in den USA pro Arbeitsplatz fast $260 an ungenutzter Software bezahlen. Berücksichtigt man die oft langen Auswahl- und Prüfungsprozesse beim Einkauf von Software, kommt erschwerend hinzu, dass Änderungen und Anpassungen zusätzliche Kosten verursachen.
Darum sollten Sie bei der Auswahl von Software von Beginn an diese Herausforderungen im Blick haben:
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Verschwendung von Ressourcen: Ob die Zeit Ihrer Mitarbeiter, die Gebühren für die Software oder teure Schulungen - all das ist verschwendet, sofern die eingekaufte Software nicht genutzt wird oder keinen Mehrwert für Ihr Unternehmen liefert.
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Fehlender Fokus: Ihre Beschäftigten sollen sich auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren können und sich nicht mit langwierigen Schulungen und IT Problemen befassen.
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Mangelnde Mitarbeiterzufriedenheit: Software, welche auf Anhieb funktioniert und den Arbeitsalltag Ihrer Beschäftigten erleichtert, wird von Nutzern geliebt. Leider stimmt auch das Gegenteil. Insbesondere Software, die intuitiv bedienbar ist und aktiv bei der Problemlösung unterstützt, führt deshalb zu deutlich erhöhter empfundener Selbstwirksamkeit.
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Produktivitätsverluste: Neben der Mitarbeiterzufriedenheit soll die Produktivität erhöht und Zeit durch effiziente Prozesse gespart werden. Die Software soll dabei nicht im Weg stehen bzw. muss die Produktivität aktiv fördern.
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Folgekosten: Wer kennt es nicht - die eingekaufte Software wird ausgerollt und schon sind Änderungen und Zusatzfunktionen vonnöten. Bis diese umgesetzt sind wird die teuer bezahlte Software nur zum Teil eingesetzt und die Änderungen dauern Monate bis Jahre.
Wie geht man nun vor, um diese Herausforderungen zu meistern?
Schritt 1: Bedarfsanalyse
Der wichtigste Schritt zu Beginn Ihrer Planung ist die Bedarfsanalyse. Wollen Sie Ihre Kommunikation verbessern? Sollen Prozessschritte digitalisiert werden? Benötigen Sie Funktionen, welche Ihre vorhandene Software nicht liefert? Wer sollen die Nutzer der Software sein - das ganze Unternehmen, einzelne Teams oder verschiedene Gruppen?
Bevor Sie die Ziele für die Beschaffung und Einführung unverrückbar festlegen, sprechen Sie als nächstes mit Stakeholdern und zukünftigen Endnutzern.
Schritt 2: Stakeholder und Multiplikatoren
Neben Ihrem IT Bereich und den Budgetverantwortlichen ist es entscheidend, die zukünftigen Nutzer zu involvieren. Es ist wahrscheinlich schwer möglich, jeden Nutzer anzusprechen, aber laden Sie Endnutzer jeder Ebene ein, um über die Herausforderungen und Anforderungen zu sprechen. Fokussieren Sie sich dabei auf die bekannten Multiplikatoren in Ihrem Unternehmen. Die Perspektive der Nutzer wird Ihnen unerwartete Einblicke und eventuell widersprüchliche Anforderungen liefern, die Sie in Ihrer Planung berücksichtigen bzw. auflösen müssen.
Unter Berücksichtigung und Adressierung dieser können Sie im nächsten Schritt die konkreten Ziele für die neue Software festlegen.
Schritt 3: Festlegen von Zielen
Nachdem Sie nun den Bedarf analysiert und wertvolle Hinweise von Stakeholdern und Multiplikatoren eingeholt haben, können Sie konkrete Ziele für den Kauf der Software formulieren.
In diese Ziele sollten neben funktionalen Anforderungen, einem Terminplan und dem vorhandenen Budget, auch Ziele zum Einführungsprozess enthalten sein.
Mit diesen systematisch entwickelten Zielen können Sie jetzt die Auswahl der Software durchführen.
Schritt 4: Live-Demonstrationen
Sobald Sie sich mit möglichen Anbietern beschäftigen, lassen Sie sich die Software in einer live-Demonstration zeigen und prüfen Sie, ob Ihre Use Cases damit erfüllt werden. Je nach Größe und Umfang des Projekts ist es zu empfehlen, mit wichtigen Stakeholdern und Multiplikatoren ebenfalls eine Demonstration vorzunehmen.
Schritt 5: Entscheidung und Bestellung
Jetzt ist es Zeit für die Entscheidung. Achten Sie dabei neben den klassischen Projekt- und Anschaffungskosten auf Vertragslaufzeiten, die Qualität vom Kundenservice und mögliche Nebenkosten für Installation, Schulungen oder Einführungen. Dann können Sie die Total Cost of Ownership (TCO) vergleichen.
Schritt 6: Schrittweise Einführung
Haben Sie sich für eine Software entschieden und die Bestellung aufgegeben, ist es nach unserer Erfahrung hilfreich die Software zuerst in einem Team einzuführen, Feedback einzuholen und dann auf weitere bzw. alle Teams des Unternehmens auszurollen. Zum einen, können die Kolleginnen und Kollegen dann bereits auf die Erfahrungen “im Kleinen” zurückgreifen. Zum anderen, werden sie sich auf die Einführung freuen, weil sie die Vorteile bei den Kollegen bereits beobachtet haben.
Behalten Sie die Herausforderungen im Blick und folgen Sie unserem Vorgehen - dann werden Sie nicht nur Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen, sondern gleichzeitig Ihr Team mit der Anschaffung begeistern.
Vereinbaren Sie eine 15-minütige Demo mit unserem Team, um zu prüfen, wie wir Ihre Ziele gemeinsam erreichen.
