Kommunikation

Wieso Sie keine internen E-Mails mehr senden sollten

Ertrinken Sie auch in E-Mails und Ihre Inbox ist immer voll? Wir analysieren die Gründe und zeigen Wege aus der Misere auf.

Vor mehr als 50 Jahren wurde die erste E-Mail versendet – allerdings noch innerhalb eines lokalen Netzwerks. Der Programmierer Ray Tomlinson verschickte 1971 eine Nachricht von einem Netzwerk zu einem anderen. Die Entfernung betrug nur drei Meter Netzwerkkabel, markierte aber trotzdem einen enormen Schritt. (1) Seit dem ist viel passiert und mit der Entwicklung und Verbreitung des Internets in den 1980er Jahren, hat auch die E-Mail im Alltag Einzug gehalten. Dabei kann die Veränderung in der Kommunikation durchaus als Quantensprung bezeichnet werden. Der schriftliche Informationsaustausch, welcher per Brief bisher Tage dauerte, konnte nun im Bruchteil von Sekunden erfolgen und das über Kontinente hinweg.

Der Siegeszug der E-Mail lässt sich an den folgenden Zahlen veranschaulichen. Im Jahr 2021 wurden in Deutschland unglaubliche 8,9 Milliarden E-Mails pro Tag versendet. In den USA sind es ca. 10 Milliarden E-Mails pro Tag und in Großbritannien etwa 8,6 Milliarden. (2) Insbesondere im beruflichen Umfeld hat sich die E-Mail zu DEM Kommunikationsmittel entwickelt.

Also eine absolute Erfolgsstory?

Aus der Perspektive der E-Mail mag das stimmen, jedoch ertrinken in vielen Unternehmen ManagerInnen und zahlreiche andere MitarbeiterInnen förmlich in E-Mails. Dafür gibt es verschiedene Gründe:

  1. Ein Vorteil der E-Mail wird hier zum Nachteil. Es ist so einfach eine E-Mail an viele Absender zu verschicken oder Informationen an unterschiedlichste Empfänger zu verteilen, dass nicht mehr auf die Relevanz des Inhalts für die Empfänger Rücksicht genommen wird.

  2. Bösartige E-Mails werden von den meisten E-Mail Anbieter erkannt und automatisch aussortiert. Allerdings erreichen Werbe E-Mails und anderer Spam häufig noch die Inboxes. Auch dieser muss aussortiert werden und verschlingt Aufmerksamkeit und Zeit.

  3. Es ist zur Normalität geworden, alle KollegInnen, die nur im Entferntesten mit dem Inhalt zu tun haben, eine Kopie der E-Mail zu senden (“CC-Mails”). Dadurch füllen sich die Posteingänge weiter und auch diese E-Mails müssen gelesen werden, um zumindest bewerten zu können, ob darin eine relevante Information für die eigene Person steckt.

Verschiedene Studien belegen diese Problematik:

Eine Hochrechnung des Henley Management College zur E-Mail-Kommunikation unter europäischen Führungskräften kommt zu einem augenöffnenden Ergebnis:

Manager verbringen circa 3,5 Jahre ihres Arbeitslebens mit der Bearbeitung irrelevanter E-Mails. (3)

Berücksichtigt man das durchschnittliche Gehalt der Beschäftigten im Management, wird deutlich, welche finanzielle Auswirkung das für ein Unternehmen bedeutet.

Besonders im Bezug auf E-Mails innerhalb der eigenen Organisation ist die Problematik irrelevanter Inhalte ausgeprägt, wie eine Studie der University of Western Ontario nachweist:

46% aller internen E-Mails, die über Verteiler und per Allen-Antworten-Funktion verschickt werden und im Posteingang von Mitarbeitern auflaufen, sind unbedeutend für die eigene Arbeit des Empfängers. (3)

Als ob das nicht schon genug Gründe wären sich von der (internen) E-Mail abzuwenden, gibt es weitere Nachteile beim Einsatz von E-Mails.

Was E-Mails nicht können

E-Mails haben eine zeitliche Beschränkung, die es notwendig macht, einen zweiten “Speicherort” oder ein weiteres Medium für wichtige Nachrichten zu schaffen. Dieser Zeitraum ist kürzer als sich auf den ersten Blick vermuten lässt. Prüfen Sie einmal selbst, wie schnell eine E-Mail in Ihrem Posteingang “vom Radar verschwindet”, wenn sie diese nicht zusätzlich markieren oder gezielt danach suchen.

Des Weiteren sind E-Mail Postfächer in der Regel nicht allgemein zugänglich und all das gesammelte Wissen in den Postfächern geht beim Austritt einer Kollegin oder eines Kollegen verloren.

Der ehemalige Wordpress-Manager Scott Berkun beschreibt das in Fast Company so:

E-Mails verfallen mit der Zeit. Wenn jemand eine großartige E-Mail schreibt, muss ein Mitarbeiter etwas tun, um sie zu bewahren. Andernfalls bleibt sie im Posteingang liegen und ist für neue Mitarbeiter nicht zugänglich. Mit der Zeit verblasst dieses organisatorische Wissen.

Die Unzulänglichkeiten der E-Mail haben sich durch die Pandemie nur noch verschlimmert, weil sie zu viel ersetzt hat. Entscheidungen, die früher durch eine Abstimmung am Schreibtisch eines Kollegen getroffen wurden, sind zum Ping-Pong-Spiel im Posteingang geworden.

Andere beschreiben, dass die Beantwortung einer Flut von E-Mails dazu führt, dass sie andere Aufgaben aus den Augen verlieren, wodurch ein Kreislauf entsteht, der im besten Fall unproduktiv und im schlimmsten Fall geschäftsschädigend ist.

Wie man es besser macht - der Weg aus der Misere

Das düstere Bild der Kommunikation per E-Mail im beruflichen Umfeld soll nicht zur Resignation einladen, denn es gibt Lösungen wie die Kommunikation produktiver und weniger überwältigend umgesetzt werden kann.

Dabei werden E-Mails in absehbarer Zeit nicht gänzlich verbannt werden. Insbesondere in der Kommunikation mit externen Personen wird die E-Mail weiterhin eine Rolle spielen und ihre Berechtigung haben. Der Großteil der Entlastung kommt durch die Zentralisierung der internen Kommunikation. Das lässt sich durch Zahlen einer E-Mail-Studie der TU Freiburg aus dem Jahr 2008 stützen:

Rund zwei Drittel aller E-Mails, die Mitarbeiter empfangen, stammen von internen Absendern.

Wie erreichen Sie eine zentrale interne Kommunikation?

Verschiedene Ansätze and Tools zur Verbesserung der Kommunikation haben eine Schnittmenge, sie bedienen sich des Netzwerk- oder Plattformcharakters. Dabei kommen Ansätze zum Einsatz, die im privaten Bereich bereits von Social Media Plattformen, Foren o. Ä. bekannt sind.

  1. Alle Beschäftigten können Mitglieder in festgelegten Gruppen werden und werden über neue Nachrichten informiert.

  2. Für den schnellen Dialog wird zumeist eine formlose Chat-Nachricht über einen integrierten Chat verwendet.

  3. Nachrichten im Gruppenformat, z.B. auf digitalen Pinnwände, sind beständig und für jeden sichtbar. Dadurch bleibt Wissen erhalten.

  4. Wissen und Informationen in der Gruppenkommunikation sind durchsuchbar. So kann der Wissenstransfer gelingen.

  5. Diskussionen zu einem Thema finden mit Beteilung notwendiger Personen in einem nachvollziehbaren Format statt.

  6. Gute Lösungen ermöglichen das Erstellen und Nachverfolgen von Aufgaben.

Teil des Kulturwandels ist es, dass Beschäftigte künftig mehr in der Holschuld stehen und sich relevante Informationen in den zugänglichen Medien abrufen. Das heißt, sie versorgen sich mit den relevanten Informationen sobald sie benötigt werden und müssen nicht darauf warten, dass sie jemand anschreibt. Das erfordert Initiative, jedoch ist eine gesteigerte Motivation zu beobachten, da höhere Selbstwirksamkeit besteht und die Frustration von immer weiteren unrelevanten Nachrichten ausbleibt.

Die Umsetzung bedingt ein Umdenken bei Sendern und Empfängern und darf erlernt werden. Prozesse werden kritisch hinterfragt und passend zu den neuen Kommunikationsmustern angepasst. Die Vorteile sind jedoch unverkennbar. Es lohnt sich den Schritt zur zentralen Kommunikation zu gehen und endlich überlaufende Posteingänge hinter sich zu lassen.

Vereinbaren Sie gerne einen Termin mit einem unserer Experten, bei dem Sie unsere Lösung kennenlernen, um Ihre Kommunikation zu zentralisieren. Wir freuen uns auf den Austausch.

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